文書の体裁：読みやすく、指定どおりに整える

内容がよくても、体裁が指定と違っていたり、読みにくかったりすると、読み手の印象は下がります。字数や枚数の指定を守っていないと、それだけで減点されることもあります。体裁は、仕上げの最後に慌てて整えるものではなく、書く前に決め、書きながら守り、仕上げで確かめるものです。

体裁の二つの面

なぜ、書く前に決めるのか

ページの設定を最後に変えると、

• 字数や枚数の見当がずれ、書き足したり削ったりし直すことになる
• 改ページの位置が変わり、図表が離れた場所に飛んだり、見出しだけがページの最後に残ったりする
• 文字の大きさや行間を変えて、枚数の指定に合わせようとしてしまう

といったことが起こります。書く前に設定しておけば、書きながら分量の見当がつき、図表の置き場所も考えやすくなります。

授業の指定が最優先

体裁には、授業や学科ごとの指定があることが多くあります。

• 用紙の大きさと向き、縦書きか横書きか
• 1ページの字数と行数、または字数の合計
• 表紙の有無と、書く項目
• 引用や参考文献の書式

指定があれば、それがいちばん優先です。このガイドの説明は、指定がないときの目安として使ってください。テンプレートが配られていれば、それを使って書き始めましょう。

提出前の確認リスト

• 用紙・字数と行数・余白・文字の大きさが、指定どおりになっている
• 表紙（または1ページ目の上）に、題名・授業名・氏名・学籍番号など、求められた情報がある
• ページ番号が付いている
• 見出しの書き方（番号、文字の太さ）がそろっている
• 段落の最初が、1字下げになっている
• 本文が両端揃えになっている
• 句読点の種類（、。か，．か）がそろっている
• 英数字の全角・半角がそろっている
• 図表に番号と題があり、本文の近くに置かれている（「図と表の作り方」）
• 参考文献の一覧の書式がそろっている（「引用の書式」）

ファイルの書き出しと提出は「提出するファイルの形式」を見てください。内容の見直しは「推敲の確認リスト」で行い、体裁はこのリストで最後に確かめる、という分け方をすると、見落としが減ります。